Kontekstbaseret information

 

 

 

Kært barn har mange navne ..

Nogle kalder det en journalplan, nogle kalder det en emneplan, nogle kalder det en taxonomi – og atter andre blot en måde at kategorisere emner på.

Et eksempel på en emneplan fra dyreriget:

Vi opdeler alle væsener i forskellige grupper og kategorier.

  • Der findes pattedyr
  • Der findes pattedyr på to og fire ben
  • Der findes pattedyr, der kun kan leve i de arktiske egne osv.

Fra 2-årsalderen tilegner vi os ny viden – netop ved at lægge et lag oveni den eksisterende viden:  Vi finder ud af, at en hund og en kat ligner hinanden, men ikke er det samme.

Vi har mange fælles journalplaner

På tværs af kulturer har vi rigtigt mange fælles hierarkier for emneinddeling. Det gør det nemt at orientere sig og skabe en fælles forståelsesramme.

Et godt eksempel:

Vi kan allerede hjemmefra skrive indkøbssedlen på baggrund af en forventet indretning i et supermarked – uanset om vi skal handle i Herning eller Borup. Vi ved alle, at alle grøntsagerne findes samme sted. Vi ved, at mælkevarer står på køl eet sted osv., så vi kan næsten altid gætte, hvor enhver vare befinder sig!

Der kan tales for og imod brugen af en journalplan

Tænker du tilbage på de gode gamle tykke telefonbøger, så var det enhver bekendt, at der var en  med en alfabetisk del i telefonbogen med fortegnelse over personer, og en samling af fagannoncer. Fagannoncerne var inddelt efter fagene, som de var dengang: Bager, maler, revisor osv.

En systematik som gav mening for sin samtid.

Vanens magt?

Igennem de sidste 20-30 år har de fleste vænnet sig til at browse sig ned igennem en fildrevs-struktur.

Det kan gives mange gode argumenter for at have en journalplan:

  1. Mange IT-systemer styrer governance (adgang og kassation) netop via en mappestruktur
  2. Workflows og automatisering kan hænge sammen med en mappestruktur
  3. Formularer og skabeloner kan være mappespecifikke
  4. Det er et krav fra Statens arkiver, at man kan fremvise en gennemskuelig journalplan

Er der ulemper ved en mappestruktur / journalplan?

Ja, der kan være ulemper!

  1. Det kan give silotænkning i en organisation
  2. Det kan give en stor samling af dubletter
  3. Det kan skabe en forældet struktur
  4. Og i værste fald – en uforståelige struktur. Mon ikke, de fleste har prøvet at overtage en filstruktur fra en tidligere kollega – og har siddet tilbage en undren over, hvordan strukturen så ud.

Der findes flere måder at skabe en journalplan på:

  1. Som et spejl af organisationsdiagrammet
    Afdelinger eller roller
    Fordele: Enhver kan finde egne dokumenter indenfor egen ramme
    Ulempe: Organisationer forandrer sig konstant og det giver ingen tværfaglighed

  2. Kronologisk
    F.eks oprettelsesdato
    Fordele: Det er nemt at kassere rettidigt
    Ulemper: Giver dubletter og uoverskuelighed

  3. Emneopdelt
    F.eks. på produkter
    Fordele: Alt om et emne er samlet et sted
    Ulemper: Kræver fælles holdning, hvad der er et emne ogkan hurtigt forældes

  4. Brugerrolle opdelt
    F.eks. lønmedarbejder
    Fordele: Rollen kan finde sine emner og dokumenter
    Ulemper: Giver ikke adgang for andre roller

  5. Interessentopdelt
    Se punkt 4

  6. Procesopdelt
    F.eks. produktudvikling
    Fordele: Enhver kan se, hvor i proceslinjen vedkommende hører til og hvor en instruks vedr. den pågældende proces bør være
    Ulemper: Det kræver, at man har beskrevet sine processer

Hvad kan man ellers gøre?

Anvende metadata

Ved at beskrive ALLE egenskaber omkring et dokument, en vare eller en kontakt så standardiseret som muligt, så man får skabt emneord og metadata, der efterfølgende kan sorteres og filtreres.

Vi kan kort sagt gruppere eller containe efter forskellige kriterier, der skabes ud fra emnets specifikke egenskaber: Stor / lille, solgt / på lager osv.

Nogle gange kan en egenskab konflikte med en anden egenskab

Et eksempel:

Du har to bolde. Den ene er blå og blød, den anden er gul og blød?

Hvordan vil du gruppere disse?

*******

Ovenstående skulle gerne have rejst nogle spørgsmål hos dig. For hvad vil give mening hos dig?

Jeg har flere måder, jeg hjælper med journalplaner på:

  1. Som en krøllet Colombo finder jeg ud af jeres tankemønstre og udarbejder et forslag til en journalplan for jer
  2. I arbejder selv med en løsning på en workshop, hvor alle væggene klistres til, indtil I står en med vedtaget journalplan
  3. Vi tager sammen udgansgpunt i jeres eksisterende journalplan og sammenligner den med jeres forretnings behov for deling af data

 arkivo har bl.a. udarbejdet journalplaner for:

  • FDM
  • Væksthus København

 

 

­